2019년 이후 코로나19는 삽시간에 전세계로 퍼졌고 이젠 위드 코로나 시대마저 열렸습니다. 팬데믹을 거치는 동안 행사의 수가 대폭 줄어들며 MICE 업계의 위기가 닥쳤을 때 위기를 극복하기 위해 하이브리드(hybrid) 행사 진행이라는 새로운 바람이 불기도 했습니다. 이제는 MICE 산업 성장 동력으로 코로나 시대에 발맞추어 변화하는 PCO 역할이 주목 받고 있습니다. 

팬데믹 시대의 PCO는 우선 온·오프라인 행사의 장점을 활용할 줄 알아야 합니다. MICE 산업의 핵심은 관계자들이 한 자리에 모여서 아이디어를 공유하고 영향력 있는 구매자들과 역량을 갖춘 공급사들이 만나는 장소를 만드는 것입니다. 이 활동을 어떻게 하면 온라인상으로 최대한 가능하게 할 지 하이브리드 방식으로 온라인과 오프라인을 적절하게 조합해 기존 오프라인 방식의 미팅과 최대한 비슷하거나 이보다 더욱 편리하고 효과적으로 행사를 개최할 수 있을 지 고민해 발전해갈 필요가 있습니다. 잠재 참가자들을 위한 가치 제안(value proposition)을 재구성하고 코로나와 공생하는 위드 코로나 시대에 맞는 행사 운영 방법을 계속해서 고민하고 모색해야 할 시기입니다. 변화하는 PCO들의 역할을 하이브리드 행사, 오프라인 행사, 온라인 행사로 나눠 이야기해 보겠습니다.

첫 번째로 팬데믹 시대에 하이브리드로 진행되는 행사의 참가자들에게는 경험 중심의 마케팅 서비스를 제공해야 합니다. 팬데믹 시대의 PCO는 참가자들의 변화된 행사 참가 목적에 주목해야 할 필요가 있습니다. 온라인으로 정보 습득과 네트워킹이 가능해짐에 따라 오프라인 행사는 비즈니스 활성화를 위한 플랫폼으로서의 역할을 넘어 그 행사에 가야만 얻을 수 있는 특별한 경험을 제공하는 것이 중요해졌습니다. 이를 위해 부스를 벗어나 MICE 공간 전체를 활용하는 어워즈 등의 마케팅 프로그램을 구축하거나 기업들의 참가를 유도하고 지원하여 폭 넓게 경험을 늘려줄 수 있는 전략이 필요합니다.

팬데믹 이전과는 전혀 다른 형태의 행사 콘텐츠로 기획해 한정된 예산으로 완성도 높은 콘텐츠를 제작할 수 있는 참신한 접근과 아이디어, 창의력도 더욱 중요해졌습니다. 포털 사이트와 연계한 마케팅을 펼치거나 브이 라이브 등을 활용해 노출을 늘려 온라인 컨퍼런스의 한계점을 다른 방식으로 극복할 수도 있을 것입니다. 또한 비대면, 비접촉 서비스 등 참가자 입장을 고려한 서비스 역시 개발할 필요가 있습니다. 식사는 배달 어플리케이션을 이용하거나 투고 서비스로 원하는 시간과 장소에서 즐기는 방식으로 전환되기도 합니다. 

두 번째는 오프라인으로 행사가 치러지는 경우입니다. 위드 코로나로 오프라인 행사도 개최되고 있기에 PCO에게는 오프라인 행사를 성공적으로 치루기 위한 능력도 필요합니다. 코로나19 확산 방지를 위해 최소 접촉, 최단 시간 개최에 효율적인 행사 진행이 필수적입니다. 짧은 시간 동안 진행되는 오프라인 행사에서는 다양한 체험프로그램에 평소 쉽게 접하지 못하는 체험 등을 가미하는 전략도 가능합니다. 참가사의 이미지에 맞춘 체험 프로그램들을 진행하는 것도 한 방법입니다. 

오프라인 행사 진행은 위험 관리(Risk Assessment) 또한 중요합니다. 안전이 개최지 선정의 최우선 조건으로 부각되고 있는 만큼 행사장, 참가자에 맞춰 안전에 관한 필수 사항을 점검하고 대비책을 강구해야 합니다. 방역 관리 및 loT 시스템 도입 등 다양한 전략이 강화되고 있는 추세입니다.

세 번째는 온라인으로 행사가 진행되는 경우입니다. 매년 오프라인으로 개최하던 행사를 온라인으로만 인터렉티브하게 진행해야 하는 경우도 있을 것입니다. 새로운 아이디어와 다양한 연출을 시도하고 단순히 프레젠테이션을 보여주고 마는 게 아니라 새로운 접목이 필요합니다. 뉴스의 형식, 홈쇼핑의 형식 등 새로운 구성을 접목하거나 콘텐츠를 보다 더 즐겁고 재미있게 전달하려는 도전이 필요합니다. 행사를 브랜딩 측면으로 시각을 바꿔 콘셉트를 개발하고 그에 맞는 연출을 기획한다면 정형화된 행사에 신선함이 더해질 것입니다. 

코로나 시대의 PCO는 행사 개최의 지속가능성과 ESG에 관련된 환경 이슈 등 다양한 사회적 변화에 대비한 사회공헌 활동에도 참여하며 외부환경의 변화에도 자생할 수 있도록 외부로의 창을 열어두어야 할 것입니다. 그리고 데이터 분석과 기술 교육으로 코로나 상황에 발 빠른 대응을 한다면 데이터를 기반으로 보다 안정적으로 행사를 치를 수 있게 되는 동시에 새로운 미팅 테크놀로지를 도입해 이후 닥쳐오는 새로운 문제점 해결에도 앞서가게 됩니다. 이미 다가온 현재에 빠르게 적응하여 발전하는 새로운 행사 트렌드를 만들어갈 모습을 기대해 봅니다.