하이브리드 미팅은 오프라인에 온라인이 결합된 형태의 미팅입니다. 최근 10여 년 동안 마이스(MICE) 산업 곳곳에서 시도해온 새로운 형식의 미팅이기도 합니다. 특정 시간과 공간에서 해온 회의‧전시 등 비즈니스 미팅을 기존대로 진행하면서 행사 전반을 영상으로 전송해 온라인에서도 실시간으로 참여 가능해 하이브리드란 이름이 붙었습니다.

하이브리드 미팅은 사회적 거리두기가 가능한 범위에서 오프라인 행사를 진행하면서 스트리밍 등 IT 기술을 통해 행사장 밖에 있는 참가자들을 온라인으로 연결합니다. ECI 전시컨벤션경영연구소의 발표에 따르면 2021년 7월 기준으로 전 세계 행사기획자 1,400명 중 73%가 하이브리드 미팅을 개최할 예정이라고 응답했다고 합니다.

성공적인 하이브리드 미팅 기획 및 운영을 위해 첫째로 미팅 테크놀로지 활용, 둘째로 좋은 콘텐츠 구상, 세 번째로는 개인화된 경험 제공이 중요합니다.
앞으로 하이브리드 행사의 수와 규모가 대폭 늘어나면서 미팅테크놀로지도 함께 발전할 것으로 전망됩니다. 가상현실(VR), 증강현실(AR), 가상융합(XR), 메타버스, 홀로그램, 근거리 무선통신, 안면 인식, 모바일 앱 위치 기반 서비스 등 행사 운영을 돕는 디지털 기술이나 도구들이 지속적으로 발전할 것입니다. 하이브리드 미팅 운영을 위해서 온라인에서도 다양한 카메라 앵글 제공, VR 콘텐츠, 아바타 활용 등을 통해 생생한 현장감을 전달할 수 있어야 합니다. 하이브리드 미팅 기획자들은 생생한 현장감을 느낄 수 있는 다양한 기능의 가상회의 플랫폼과 솔루션을 적극적으로 활용하고 클럽하우스 등 새로운 SNS 플랫폼을 활용해 참가자들의 흥미를 높이고 몰입을 유도해볼 필요가 있습니다.

하이브리드 미팅을 기획‧운영할 때 온라인 플랫폼을 활용해 참가자에 대한 실시간 빅데이터를 수집·활용할 수 있으며 챗봇을 활용해 인력을 세이브할 수도 있습니다. 현재의 강화된 챗봇 기술은 질문을 넘어서 토론 기능까지 더해졌습니다. 정보 전달을 위해 비주얼적으로 화려한 미디어 파사드를 활용하는 것도 한 방법입니다. 물체의 표면에 프로젝터로 영상을 투사하는 프로젝션 매핑 기술은 홍보를 위한 테크놀로지로 주목 받고 있기도 합니다.

하이브리드 미팅을 기획하기 위해서는 메타버스(Metaverse) 시대의 흐름에 따른 전략도 필요합니다. 올해 최대의 화두로 떠오른 메타버스는 VR·AR등의 실감 기술(XR, Extended Reality)을 매개로 가상세계와 현실세계가 연결되고 확장된 미래형 융합 공간입니다. 올해 뉴욕에서는 코믹콘 행사에서 유료 멤버십 제도를 도입해 등급에 따라 메타버스 플랫폼 제공 범위를 차등화 하는 등 메타버스를 MICE산업에 적용하기 위한 시도가 있었습니다.

좋은 콘텐츠를 구상하는 것은 미팅의 가장 중요한 부분 중 하나입니다. 미팅테크놀로지가 진행 면에서 중요한 역할을 하겠지만 콘텐츠가 좋지 못하면 전부 의미가 없어집니다. 좋은 콘텐츠는 청중을 사로잡는 반면 교육적인 면도 갖춰야 합니다. 지역 친화적인 콘텐츠, ESG를 통한 지속가능성의 메시지를 담으면서도 마이스와 엔터테인먼트를 접목해 인포테인먼트적인 콘텐츠를 제공하는 것이 바람직합니다. 온라인 콘텐츠를 오프라인에 대한 보완재로 인식했던 기존의 사고에서 벗어나 온라인과 오프라인의 결합, 그리고 콘텐츠의 선순환 구조를 통해 사용자 만족도를 높여야 합니다. 그에 더해 참여자들이 활발히 교류할 수 있도록 환경을 조성한다면 더욱 효율적으로 미팅을 진행할 수 있을 것입니다.
좋은 콘텐츠를 구상하여 소규모 행사를 고도화시켜 글로벌 강소형 행사로 육성하는데 집중하는 것도 유망한 하이브리드 미팅 기획 전략입니다. 한국 마이스 협회에 따르면 마이스 행사 중 100명 미만의 소규모 행사가 전체의 71.8% (2018년 기준)를 차지한다고 합니다. 과거에는 전시컨벤션센터가 없는 시·군 지역에서 마이스 행사를 개최하기는 쉽지 않았습니다. 하지만 하이브리드 미팅이 대중화되는 현재에는 유니크 베뉴(venue)와 지역 고유의 차별화된 콘텐츠를 디지털 기술과 접목하여 글로벌 행사 개최도 가능합니다. 물론 현재는 안전이 행사의 성공을 가르는 중요한 요소가 되면서 베뉴 선택의 기준도 달라졌습니다. 하이브리드 미팅을 기획‧운영하기 위해서 버츄얼 스튜디오, 위생과 안전, 통신망, 친환경 등을 중요한 기준으로 삼고 검토해야 합니다.

행사 참가자에게 개인화된 경험을 제공하는 것도 중요합니다. 개인화란 고객 개개인의 소비 성향을 반영한 맞춤형 정보를 전달하는 데이터 기반(data-driven)의 마케팅입니다. 비즈니스에서 디지털 트랜스포메이션이 가져온 궁극적인 변화는 개인화라고 평가될 정도입니다. 일반 참가자의 경우 관심 분야이거나 색다른 경험을 할 수 있는 요소가 없다면 더 이상 매력을 느끼지 못하는 추세입니다. 전 산업 분야에서 개인화 마케팅이 떠오르는 이유이기도 합니다. 개인화가 가능하게 하기 위해 참여자 세분화를 통한 개인별 맞춤 경험 창출이 필수적입니다. 테마별로 프로그램 검색을 가능하게 하거나 관심에 따라 콘텐츠를 추천하는 방식도 효율적입니다.

코로나 시대를 거치면서 하이브리드 미팅은 마이스 산업에서 지속적으로 역할을 하게 될 것으로 보입니다. 앞으로의 하이브리드 미팅은 점점 참여자와의 소통이 중요합니다. 적절한 미팅테크놀로지의 활용, 강력한 콘텐츠 및 개인별 맞춤화는 성공적인 하이브리드 미팅을 위한 핵심 요소가 될 것입니다. 이에 더해 참가자와 쌍방향 커뮤니케이션을 활성화하고 재미 요소를 도입하면 성공적인 하이브리드 미팅을 기획‧운영할 수 있을 것입니다.